Conocer el estado de una empresa es vital para tomar decisiones a corto plazo y resolver problemas en caso de que existan. Entre las diferentes maneras con las que se puede conocer el estado de una compañía encontramos los balances de comprobación de sumas y saldos. Si te interesa saber cómo hacer uno, continúa leyendo.
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¿Qué es un balance de comprobación de sumas y saldos?
El balance de comprobación de sumas y saldos, o simplemente balance de comprobación, es un documento en el cual se resumirá el estado financiero actual de una compañía tomando en cuenta datos de un periodo determinado. Para que sea válido, es importante que cuente con la suma del debe, haber y el saldo.
Plantilla de Balance de Comprobación de Sumas y Saldos en Excel
¿Cómo hacer un balance de comprobación?
Como los balances de este tipo están supeditados a un periodo de tiempo determinado, el cálculo puede depender del momento en el que se haga. Por lo que se pueden hacer balances:
Por los totales
Si se hace un balance de esta forma, se registrarán cada una de las operaciones de un periodo mayor que puede ser de un mes. Durante ese periodo se debieron realizar cargos y en el balance se colocarán cada uno de ellos.
Después se creará el balance en la fecha en la que se ha cerrado tomando en cuenta las cuentas, los totales y abonos. Cuando se haga la relación es de suma importancia que sean iguales.
Por los saldos
Este método se podrá hacer solo cuando se hayan completado los asientos. Después se deberá determinar el saldo que tendrá la cuenta. Para calcular el saldo, se necesitará saber la diferencia que hay entre el debe y haber. Es importante que se tome en cuenta la cuenta de saldo deudor y la cuenta de saldo acreedor y estas deberán ser iguales al final.
¿Qué incluye un balance de comprobación?
Existe la posibilidad de encontrar algunas variaciones dependiendo de la empresa que haga el balance. En cualquier caso, incluirá:
- Nombre de la empresa: Es correcto colocar la razón social.
- Datos del balance: Aquí se coloca el periodo que comprende el balance y la fecha en la que se hace:
- Datos de las cuentas: Se debe incluir el número de folio y el nombre de cada una de las cuentas que se registren.
- Totales: No olvides colocar el total además de los saldos deudores y acreedores de las cuentas.
¿Cada cuanto debe hacerse el balance?
Según lo previsto en el artículo 28 del Código de Comercio es indispensable que se cree un balance inicial detallado de la empresa que comprenda los inventarios y cuentas anuales. Para ello se tiene que hacer cada tres meses un balance de sumas y saldos para la comprobación.
Por lo cual, hacer este balance además de necesario es obligatorio. Luego de que se haga se colocará en el libro de inventarios para tener el registro. Aunque lo obligatorio es que se haga cada 3 meses, algunas empresas, solo para tener un registro más minucioso, hacen los balances mensuales, pero esto es opcional.
¿Qué pasa si el balance no cuadra?
Es indispensable que el balance cuadre, pero existe la posibilidad de que esto no suceda. Los motivos pueden ser varios, pero suele deberse a errores en los libros diarios, en ese caso, lo que te recomendamos es que revises los libros detenidamente. Aunque los errores más comunes son:
- Omisión: Sucede cuando olvidamos agregar una cifra y nos falta
- Repetición: Aquí agregamos dos o más veces la misma cifra o cuenta.
- Anotación: En ocasiones sucede que se anota mal una cuenta o cifra cuando va en el haber.
¿Para qué sirve el balance?
Como el balance de comprobación es un instrumento contable este servirá para:
- Comprobar que cada uno de los saldos cuenten con fiabilidad.
- Brindarle información a terceros sobre el estado financiero de la compañía.
- Reflejar de manera fidedigna el estado contable de la compañía.
- Asegurarse que no hay descuadres o irregularidades.
- Mantener el orden de los libros mayores.
- Cumplir con lo establecido en la ley.
