Plantilla de Libro de Cuentas de una Comunidad de Vecinos

Gestionar una comunidad de vecinos no es tarea fácil, hay mucho de lo cual ocuparse y el tema de las cuentas es lo que más trabajo significa. Para tener una gestión adecuada de los gastos de las comunidades de vecinos es adecuado tener un libro de cuentas en Excel en el cual se vacíe toda la información.

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¿Qué es un libro de cuentas de una comunidad de vecinos?

Una comunidad de vecinos genera gastos de diferentes tipos, como la limpieza de los espacios, la recolección de la basura, la luz de las áreas comunes, el pago del personal de seguridad, cámaras, cerraduras, etc.

Todos estos gastos deberán cubrirlo los miembros de la comunidad. El tema es que si se están generando gastos y no se sabe cuál es la cantidad y por qué se ha generado, todo podría ser un desastre. Así no se tiene idea de por qué y cuánto hay que cobrarle a los vecinos y las cosas podrían comenzar a fallar.

Por ello es que es recomendable tener un libro de cuentas en el que se registre toda la información de los gastos que se hayan generado en un periodo de tiempo determinado.

Plantilla de Libro de Cuentas en Excel de una Comunidad de Vecinos

¿Cómo se hace un libro de cuentas de una comunidad de vecinos?

La manera en la que se haga puede estar a juicio del creador. No existe una única forma de hacerlo por lo que quien administre esto podrá diseñarla a su antojo. Lo que sí es importante es que cuenten con algunos datos como por ejemplo:

Concepto

Los gastos que se generan en una comunidad de vecinos son muchísimos y para tener el orden es importante que se identifiquen. Por ello cada gasto deberá tener un nombre como por ejemplo “Limpieza de áreas comunes” “Destapado de cañerías” “Cambio de luces”, etc.

Periodo

Lo usual es que el mínimo para llevar un libro de cuentas sea mensual. Es decir, en el libro mensual se colocarán los datos de todo ese mes, aunque también se pueden hacer libros trimestrales, semestrales o anuales.

En cualquier caso, si es un libro mensual, se colocará el mes que se está registrando. Lo mismo sucederá si es un registro anual, que no necesariamente tiene que ser de enero a diciembre, esto puede variar según las necesidad del creador.

Lo importante es que se especifique el periodo. Lo más adecuado es que se haga primero un libro de cuentas al mes, pues lo común es que así se hagan los cobros. Y luego, con todos los libros mensuales se creará el anual o semestral.

Cantidad

La cantidad que se coloque estará relacionada con el concepto y el periodo. Por ejemplo, el servicio de limpieza de áreas comunes se hace mensual y cada mes cuesta 1000 euros. Pero hay cobros que son ocasionales como el pago de la reparación del elevador. En ese caso se colocará el mes y la cantidad. Si es un libro de cuentas anual, los meses en los que no se haya reparado el elevador se dejarán en blanco.

Total

Los libros de cuentas pueden tener uno o dos totales. Si se hace un balance mensual, tendrá un solo total que será el de la sumatoria de todos los cobros de ese mes.

Pero si es un balance anual, primero se sumarán los cobros de cada concepto durante los doce meses y nos dará una cantidad. Luego, las cantidades obtenidas de cada concepto se sumarán y dará un total general de los gatos del año. 

¿Las comunidades de vecinos están obligadas a llevar un libro de cuentas?

No. No existe ninguna ley que estipule que una comunidad de vecinos tenga que llevar un libro de cuentas ya que no están realizando ningún tipo de actividad económica. Lo cierto es que aunque no es algo obligatorio si es recomendable. Tener un registro completo de todos los gastos ayuda a tener más orden y evitar problemas en el futuro.

¿Cada cuánto se debe hacer el libro de cuentas?

No existe un periodo único para hacer un libro de cuentas. Es posible llevar un libro mensual que luego se convierta en uno semestral y después anual. Lo recomendable es que se vaya llenando el libro cada vez que se haga un cobro.