Toda empresa debe llevar un registro claro y exacto de cada una de las transacciones que realiza en su día a día. De ello depende en buena medida el éxito de cualquier negocio y su permanencia a lo largo del tiempo. Pequeñas y medianas empresas por igual han comprobado lo útil que es utilizar una plantilla de libro diario y libro mayor en Excel.
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¿Qué es una plantilla de libro diario y libro mayor en Excel?
El libro diario y el libro mayor son herramientas financieras y contables que se utilizan para registrar las transacciones realizadas por un negocio durante un periodo de tiempo determinado. Ambos libros permiten controlar el estado del negocio y dar cuenta y razón ante las autoridades mercantiles.
Por décadas, empresas y negocios de todos los tamaños llevaron su contabilidad manualmente, utilizando libros en donde se anotaban las transacciones a lápiz. En la actualidad, la era digital ha transformado la manera de registrar las operaciones mercantiles, haciendo posible el uso de herramientas digitales como el programa informático Excel.
Así, existen formatos o plantillas de libro diario y libro mayor en Excel, lo que ha facilitado mucho el registro y control de los movimientos económicos realizados por una empresa en su día a día. Dichas plantillas incorporan diversas funciones y características que favorecen el ahorro de tiempo y reducen la ocurrencia de errores.
Plantilla de libro diario y mayor en Excel
¿Qué es el libro diario?
El libro diario es el registro principal que toda empresa debe tener para anotar cada una de las transacciones económicas que realice. Cada transacción se contabiliza en la forma de asientos contables, los cuales deben recogerse en el libro diariamente o en periodos no superiores a un mes. En el libro diario se debe incluir la siguiente información:
- Fecha de la transacción.
- El tipo de cuenta involucrada en la transacción.
- El importe de la operación.
- Breve explicación de la transacción.
Es importante destacar que todo comerciante debe llevar el libro diario de manera obligatoria. Además, este registro contable ha de estar debidamente sellado previa presentación ante el Registro Mercantil.
¿Qué es el libro mayor?
Otro de los registros contables más importantes es el libro mayor, en el cual se registran todas y cada una de las cuentas contables de una empresa. Su principal finalidad es conocer el saldo que va quedando en cada cuenta contable por las operaciones registradas en las mismas.
Todos los movimientos o transacciones deben anotarse primero en el libro diario, y entonces se podrán registrar en el libro mayor. Esto significa que ambos libros contienen la misma información, pero registrada de manera diferente y con distinta finalidad.
¿Cómo hacer anotaciones en el libro mayor?
Cuando se procede a realizar una anotación en el libro mayor, es importante recordar que hay que seguir un orden en el uso y rellenado de cada hoja. No se puede elegir una hoja aleatoriamente para anotar el asiento contable, sino que se debe elegir la hoja que corresponda con la cuenta contable en cuestión.
Cada hoja del libro mayor ha de tener cinco columnas destinadas a contener la siguiente información:
- FECHA en la que se produjo el movimiento.
- CONCEPTO que identifica la transacción.
- DEBE, es decir, todos los movimientos de ingreso.
- HABER, donde se anotan todos los movimientos de gastos.
- SALDO, es decir, la diferencia entre el DEBE y el HABER para establecer un resultado acerca de la situación de la empresa.
Asimismo, hay que tener presente que el contenido del libro mayor debe registrarse en orden cronológico. Por lo tanto, cada movimiento se anota tomando en cuenta la fecha en la que se produjo.
Diferencias entre el libro diario y el libro mayor
Para rellenar correctamente una plantilla de libro diario y libro mayor en Excel, es esencial conocer las diferencias entre estos dos registros contables. Aunque ambos libros están muy relacionados entre sí, presentan marcadas diferencias que reseñamos a continuación:
1. Cuando se emplean en el proceso contable
Todas las transacciones se ingresan inicialmente en el libro diario, pasando a formar parte del sistema de contabilidad de la empresa como entrada original. Posteriormente, esa misma transacción se anotará como una entrada en el libro mayor bajo la cuenta contable correspondiente.
2. El orden de las entradas dentro de los registros
En el libro diario, las transacciones se organizan en orden cronológico, lo que facilita identificar las transacciones asociadas a un día, semana o mes en particular. En cambio, en el libro mayor las transacciones similares se anotan bajo la misma categoría en la cuenta contable correspondiente.
3. Uno es obligatorio, el otro no
En tercer lugar, una de las principales diferencias es que el libro diario es obligatorio, mientras que llevar el libro mayor es opcional. Por supuesto, esto no significa que se pueda prescindir libremente del libro mayor sin mayores complicaciones.
