Mantener bajo control las finanzas de un negocio significará su éxito. Si se tiene información completa y actualizada de la cantidad de movimientos que se hacen, esto permitirá realizar cambios, mantener la rentabilidad en el nivel correcto y avecinarse a problemas financieros. Por ello es que se lleva una caja diaria en la que se tenga todo el registro.
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¿Qué es una caja diaria?
Este es un documento, usualmente creado en Excel, en el que se coloca toda la información de los movimientos de caja que se han hecho en un día. Por lo cual, es un registro que permite mantener controlada la caja. Así, se pueden crear niveles de límites mínimo y máximos que deben tener las cajas para evitar conflictos luego.
Plantilla de Caja Diaria en Excel para Descargar Gratis
¿Cómo hacer una plantilla de caja diaria?
No todas las plantillas de cajas son iguales, pues hay variaciones en estilo o necesidades de cada empresa. En todo caso, lo importante es que incluya:
Fecha
Coloca el día, mes y año en el que se está haciendo el registro de la caja.
Hora
En algunas empresas, por temas de horarios se pueden hacer diferentes controles de caja al día cuando se cambia de turno. Por ello se coloca la hora de inicio y término del registro.
Número de arqueo
Tomando en cuenta lo anterior y el número de veces que se hacen registros de caja al día, se pueden hacer varios arqueos. Por ejemplo, el horario diurno que va de las 7:00 a las 19:00 sería el primer arqueo y el segundo sería de las 20:00 a las 7:00.
Saldo inicial
Aquí se debe colocar la cantidad exacta de dinero que había en la caja cuando se comenzó a hacer el registro.
Registro
Luego se hará el registro de la cantidad de dinero que hay en la caja. Se recomienda crear dos cuadros, uno para las monedas y otro para los billetes.
Cada cuadro tendrá tres columnas, una columna para la denominación de cada moneda o billetes, una columna para la cantidad de ejemplares de cada monedad o billetes y otra para el valor total que se calcula multiplicando la denominación por la cantidad de ejemplares.
Supongamos que en la caja se registraron 2 billetes de 10 de denominación, en ese caso se multiplica 10 x 2 y da 20 que es la cantidad de dinero que corresponde a ese billete.
Cuando se obtengan todos los valores totales calculando la denominación de la moneda o los billetes multiplicados por la cantidad en existencia, se sumará el total final que es de la cantidad obtenida.
Una vez se tenga el cálculo separa de monedas y billetes, se sumará y será la cantidad total de la caja.
¿Para qué sirve hacer un registro de caja diaria?
Tener el registro de la caja diaria puede parecer algo opcional, pero la verdad es que es bastante importante. Contar con este registro ayudará a tener mejor control de tu negocio. Además sirve para:
- Determinar cuáles serán los mínimos y máximos que deben mantenerse en la caja.
- Se puede configurar para advertir cuando los límites máximos o mínimos no se cumplan.
- Es posible crear gráficos para observar los ingresos.
- Se pueden clasificar los ingresos y egresos de manera sencilla.
- El flujo del dinero y el manejo de la compañía será mejor.
Se contará con un registro diario de los movimientos.
