En las sociedades o clubes es importante tener un registro completo de los pagos que se hacen, esto ayudará a llevar mucho mejor la contabilidad, pero también anticiparse cuando a alguno de los socios se le esté venciendo la membrecía.
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¿Qué es una plantilla de control de Socios?
El control de socios es un documento que se puede registrar en Excel y que reúne datos sobre los socios y los pagos que han hecho. Es importante que cuente con los nombres de los socios, fecha, cantidad que ha pagado, mes al que corresponde y otros datos que pueden cambiar de acuerdo al club o la sociedad.
Plantilla de Control de Socios en Excel
¿Qué incluye un control de socios?
Los elementos que incluyen los controles de socios pueden variar mucho dependiendo de la organización de la sociedad, pero lo correcto es que se coloque:
Número de socio
Muchas sociedades, al momento de ingresar un nuevo socio le asignan un número. Esto servirá para ubicarlo más fácil en el sistema para procesar pagos y hacer los registros. En cualquier caso, se coloca como primer dato.
Datos del socio
Aquí sí se colocará el nombre y apellido del socio que ha hecho el pago. Puede incluirse también un número de identidad si es necesario.
Número de cuota
Algunas sociedades les brindan la oportunidad a los socios de hacer los pagos en cuotas. Cuántos sean dependerá de la sociedad, pero se colocará el número que corresponda, en ocasiones son hasta 4.
Mes
Las sociedades dividen los pagos de cuotas mensualmente, por ello se debe especificar a qué mes corresponde el pago que el socio está haciendo. Se colocará el mes en letras como enero, febrero, marzo, etc.
Monto
No todos los socios pagan la misma cantidad pues pueden tener la opción de pagar en cuotas. Imaginemos que el valor de la cuota completa es de 300 euros y el socio puede pagar en dos partes. Entonces se colocará número de cuota 1 y 150 euros de pago.
Fecha
En este apartado se colocará el día, mes y año exacto en el que se ha procesado el pago. Lo común es que el pago de las membrecías tenga fecha de vencimiento. Así se sabrá quién ha pagado a tiempo y quién se ha atrasado.
Comentarios
Esta es una de las partes más importantes de la plantilla pues permite incluir información adicional del pago. Quien la llene puede colocar “Pago adelantado”, “Pago atrasado” “No ha pagado” o “Acordó pagar en…”
