Plantilla de Control de Stock

Sin importar qué tan grande o pequeño sea tu negocio, es muy importante que tengas un control completo del inventario y por supuesto del stock que tienes en existencia. Esto te ayudará a planificarte para las siguientes compras, podrás saber qué tienes, qué se ha perdido y si algo ha caducado.

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¿Qué es el Control de Stock?

Este es un registro que se puede hacer en un documento de Excel e incluirá toda la información de los productos que tienes en existencia en tu negocio. Para que sea funcional, deberá tener el nombre de los productos, precio, cantidad, y en ocasiones una fecha para cada uno de los movimientos que se hagan.

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¿Cómo se hace un control de stock?

Los elementos que se coloquen en el control de stock pueden variar dependiendo de los objetivos o necesidades de cada uno de los negocios o empresas. Pero la experiencia nos dice que lo mejor es que incluya:

Fecha

La periodicidad con la que se haga el inventario dependerá de las necesidades de la compañía, pero es importante que se coloque el día, mes y año de cada revisión o cuando se haga una entrada y salida de mercancía.

Tipo

En este apartado se colocará el tipo de operación o revisión que se está haciendo. Por ejemplo, puede usarse el distintivo “Venta”, “Compra” o “Existencia”. El de venta servirá para registrar cuando se ha vendido un producto y el de compra cuando se ha agregado más al inventario.

En caso de que se coloque “Existencia” esta se tratará de una revisión periódica de lo que se tenga en el almacén en ese momento.

Producto

Para identificar eficientemente qué cantidad se tiene de cada cosa es importante que se coloque el nombre del producto y la descripción que puede ser de tamaño, color, modelo, etc.

Código

Este código se coloca con el objetivo de hacer más eficiente la identificación de los productos que entran, salen o se registran. El código que tenga será asignado antes por la compañía.

Comprobante

Tanto para las ventas como para las compras de productos se generará un comprobante. Este puede ser el número de factura de la transacción. Lo importante es que se coloque pues esto ayudará con la contabilidad y a tener un orden.

Cantidad

Aquí se colocará el número exacto de la compra, venta o existencia. En caso de que sea una venta se colocará en signo negativo y si es una compra se pondrá el signo positivo. Para cuando se hacen revisiones periódicas la cantidad que se coloca es sin signo.

Responsable

Si es un negocio pequeño y lo administras tu mismo es probable que seas tú el que haga la revisión de stock y cada una de las salidas y entradas, por lo que esto puedes obviarlo. Pero si es una empresa grande con muchos trabajadores es recomendable que se coloque nombre y apellido de quien ha hecho el registro.

¿Cada cuánto debo hacer una revisión de stock?

Cada empresa se organiza de la manera en la que más le convenga, por lo que pueden hacer actualizaciones de stock diarias, semanales o mensuales. Lo cierto es que para asegurar mayor organización, lo correcto es que se registren las compras y ventas al momento.

Ahora, las actualizaciones de revisiones periódicas sí podrían hacerse semanalmente, esto dependerá de cuál sea el ritmo de compra y venta.

¿Para qué sirve controlar el stock?

Esto le brindará a los negocios

• Mayor organización de la existencia de productos.
• Evita pérdidas de capital.
• Se puede observar cuándo hay robos o fallos en las cuentas.