Los cronogramas son una excelente herramienta para aumentar nuestra efectividad y productividad a la hora de realizar tareas. Empresas, profesionales e individuos pueden beneficiarse mucho al llevar un control de cada una de sus actividades a través de este modelo.
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¿Qué es un cronograma?
Un cronograma es un documento tipo calendario de trabajo que resume las actividades que se deben llevar a cabo. En él se indica el periodo de inicio y culminación de un proyecto personal o profesional. A veces puede incluir las responsabilidades de cada dependencia y su alcance dentro de una organización.
Plantilla de Cronograma en Excel
Plantillas específicas de cronogramas
Plantilla de Cronograma de un Evento
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¿Cómo hacer un cronograma?
Para formular un cronograma organizacional debes tomar en cuenta diferentes elementos que te describimos a continuación:
Tareas
Definir las actividades a desarrollar son el primer paso para formular un cronograma. Estas tareas suelen ser expresadas según las necesidades previstas por los supervisores de diferentes áreas de la empresa.
En la construcción del cronograma podrás notar que algunas actividades se conectan con otras para dar continuidad o complementar una tarea. Es por ello que te recomendamos clasificarlas así:
- Fin-inicio: para tareas que dependen de una anterior, porque hasta que no se realice no se podrá avanzar a la siguiente.
- Inicio-inicio: abarca dos o más tareas que se pueden realizar simultáneamente.
- Inicio-fin: para tareas que comienzan cuando otra termina y se relacionan entre sí.
- Fin-fin: abarca dos o más tareas que deben concluir al mismo tiempo.
Tiempos para ejecución
Una vez terminadas de organizar las tareas debes establecer fechas o periodos de tiempo para el desarrollo de las mismas. Esto definirá la eficiencia y el ritmo de los procesos productivos.
Estos primeros elementos son los que definirán la mayor parte del éxito del cronograma. Aunque los tiempos proyectados no siempre son exactos, existen paquetes de software de control horario donde se registran horas de trabajo, gestión de turnos y supervisión, que se actualizan a medida que introduces la data diaria, lo que te permita manejar tiempos reales. Esto refleja el rendimiento laboral de cada empleado, así como el de la empresa.
La plantilla
Esta herramienta te permitirá plasmar toda la información recolectada en un formato con filas y columnas. Una plantilla de cronograma puede presentar la información agrupada en tareas o actividades, semanas o tiempo estimado de entrega, recursos y responsables.
Para el llenado de cada celda es recomendable dejar espacio entre cada tarea. Así podrás agregar información en caso que sea necesario.
Revisión constante y ajuste
Para poder evaluar la efectividad del cronograma hay que dar uso constante del mismo. Un cronograma puede cambiar y reajustarse, mediante la incorporación o eliminación de actividades en el cronograma, además de permitir marcar las metas que se van cumpliendo, esto con la finalidad de corregir desviaciones o mejorar el proceso.
¿Para qué sirve una plantilla de cronograma?
Una plantilla de cronograma es muy útil al momento de organizar la información relacionada con las actividades necesarias para desarrollar un proyecto, y puede servir para anticipar retrasos y evaluar rendimientos.
Además, un cronograma te permitirá tener una visión global sobre un proyecto para evaluar qué funciona más rápido y qué actividades toman más tiempo, y con esa información gestionar mejor los recursos materiales y humanos para cada tarea.
Ventajas de los cronogramas en el ámbito empresarial
En el ámbito empresarial, las plantillas de cronograma son herramientas que permiten planificar y controlar fácilmente la producción, para proyectar la mejora de resultados. De igual forma, el trabajo colaborativo promueve avances durante las reuniones de trabajo, en los que se evalúa la guía que ofrece dicho cronograma y que puede reajustarse a medida que se esté usando para generar mayores beneficios.
En las condiciones actuales de teletrabajo, a lo largo del mundo, los cronogramas se han convertido en una ficha clave para mantener la eficiencia y productividad dentro del mundo empresarial.
Tipos de software para su creación
En la web existen herramientas libres y de código abierto para generar cronogramas de proyecto, que se pueden encontrar en muchas plataformas, los cuales permiten la creación de listas de tareas, asignación de recursos, precedencias y diagramas. Dentro del grupo de software más usado para elaborar cronogramas puedes encontrar:
- Planner
- dotProject
- KPlato
- Microsoft Project
- ProjectLibre
Por su parte, otros cronogramas que también suelen usarse con frecuencia son los siguientes: cronograma de Pert, cronograma de hitos y cronograma de Gantt.
Plantilla de un cronograma
Las herramientas digitales que se desarrollan actualmente han permitido mejorar los formatos de las plantillas de cronogramas. Es por ello que, cuando accedes a la web puedes consultar diferentes plantillas de cronograma sencillo, además de acceder a varios tipos de cronograma de plantilla editable.
Para ello, cada cronograma se puede conectar con apps o software especializado que se integra a los sistemas de control como son dispositivos de reconocimiento biométrico y/o dactilar, geolocalización, cronómetros y tarjetas con chip, con la finalidad de registrar el tiempo trabajado y supervisar el rendimiento.
Adicionalmente, puedes aprovechar las ventajas que te ofrecen las plantillas de cronograma Excel, que puedes conseguir online y descargar. Algunos modelos de plantilla cronograma Excel gratis vienen muy bien estructurados y te guían para realizar un plan de trabajo eficiente, mientras puedes acceder a un software especializado de gestión. Estas plantillas de cronograma gratis te facilitarán mucho la organización de las actividades que quieres proyectar en un espacio y tiempo determinado.
También puedes crear tu propia plantilla utilizando las hojas de cálculo de Excel. Esta última opción te permite diseñar tu cronograma según las necesidades de tu empresa o profesión.