Gestionar proyectos exitosamente requiere hacer uso de herramientas que permitan su planificación, ejecución y control de manera correcta. En la actualidad existen múltiples opciones para lograrlo con efectividad, entre las alternativas más recomendadas se encuentra una herramienta muy completa y de gran utilidad denominada diagrama de Gantt.
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¿Qué es el diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos en la cual se indica gráficamente la relación entre las actividades que conforman un proyecto, las responsabilidades asignadas para la ejecución de éstas, así como los lapsos de tiempo determinados para su cumplimiento.
Esta importante herramienta fue creada a principios del siglo XX por el Ingeniero Henry Gantt y su uso actualmente es común no solo en la planeación de actividades de negocio, bien sea creación de productos, campañas de marketing, o programas de capacitación a empleados, sino también en proyectos personales tales como metas de estudio, celebraciones, matrimonios y viajes de vacaciones.
Debido a la información que registra de manera sistemática y el fácil manejo de datos, su implementación resulta muy provechosa en diferentes ámbitos.
Modelo de Diagrama de Gantt en Excel
¿Cuáles son los beneficios que proporciona el diagrama de Gantt?
La implementación del diagrama de Gantt en la gestión de proyectos representa una herramienta ventajosa en toda su estructura y funcionamiento. Entre los beneficios más destacados, podemos mencionar los siguientes:
Garantiza mejor organización de los proyectos
El diagrama de Gantt es ideal para ordenar y hacer seguimiento a todo un proyecto aun cuando éste presente cierto grado de complejidad, puesto que no se limita a un aspecto de forma aislada, sino que reúne cada uno de los elementos fundamentales para la programación de actividades.
A través de su configuración vincula estratégicamente las tareas específicas a realizar, ordenándolas en una secuencia lógica, y a su vez permite asignar responsables y establecer los lapsos de tiempo que cada una de estas requiere.
Ofrece una visión clara de los proyectos
Una de las grandes utilidades del diagrama de Gantt es su capacidad de simplificar planes complejos y comunicar eficazmente el avance hacia los objetivos establecidos, es decir que en lugar de generar numerosos documentos descriptivos referentes a un proyecto, a través de esta herramienta se dispone de toda la información esencial en un solo instrumento, lo cual facilita significativamente el enfoque de trabajo al obtener una visión completa de sus elementos y una perspectiva amplia para la supervisión y la toma de decisiones.
Contribuye a la eficiencia de los proyectos
El resultado esperado en todo proyecto es en definitiva el logro de los objetivos establecidos durante la fase de planeación, haciendo el mejor uso de los recursos disponibles en el menor tiempo posible, y esta es precisamente la mayor fortaleza del diagrama de Gantt ya que como herramienta de trabajo ofrece un medio para incluir aspectos fundamentales y efectuar su control permanente.
En este sentido, se logra verificar el progreso de las actividades, prever errores y realizar correcciones oportunas, todo lo cual contribuye en la gestión eficiente y en el éxito deseado para un proyecto.
¿Cómo crear un diagrama de Gantt de manera fácil?
Si luego de conocer cada uno de los principales beneficios que proporciona el Diagrama de Gantt, decides implementarlo para gestionar tus proyectos de negocio o personales, entonces puedes aplicar los siguientes pasos para crearlo de forma fácil:
Determina el proyecto a desarrollar
Comienza estableciendo una visión clara de tu proyecto. Identifica lo que deseas lograr, los recursos que necesitas, las personas que participarán durante su desarrollo y el tiempo que estimas para que pueda cumplirse.
Registra las actividades que conforman tu proyecto
Una vez que has determinado tu proyecto, debes hacer una lista de las actividades específicas que se requieren ejecutar.
Dichas actividades deben estar contenidas en una tabla.
Genera la primera columna de la tabla y procede a identificarla como “ACTIVIDADES”. Registra alli cada una de las tareas específicas de tu proyecto, ordenándose secuencialmente en el eje vertical.
Registra los responsables designados para cada actividad
Luego de registrar las actividades de tu proyecto, inserta en la misma tabla una segunda columna, paralela a la anterior, identificando como “RESPONSABLES”.
Cada celda de esta columna debe corresponder a una de las actividades registradas en la primera columna, luego indica en cada celda el nombre y apellido de las personas asignadas para dar cumplimiento a las actividades que correspondan.
Las actividades de tu proyecto requieren la participación de una o más personas que trabajen en su realización, quienes deberán liderar su puesta en marcha, así pues que en tu diagrama de Gantt deben estar claramente definidos dichos responsables.
Registra los tiempos de cada actividad
Todas las actividades asignadas a los responsables de su cumplimiento deben contar con un lapso de tiempo realista para su ejecución, por tal razón, debes crear la tercera y cuarta columna de la tabla, identificandolas como “FECHA DE INICIO” y » FECHA DE CULMINACIÓN» respectivamente.
En las celdas que conforman estas columnas procede a registrar las fechas específicas correspondientes a las actividades previamente definidas.
¡Listo! Ya tienes un modelo sencillo para generar tu diagrama de Gantt. Ahora solo tienes que verificar periódicamente el progreso de tu proyecto, contactar a los responsables asignados, supervisar y asegurar la ejecución de cada tarea.
¿Qué herramientas permiten crear un diagrama de Gantt avanzado?
Si deseas llevar la creación de tu diagrama de Gantt a un nivel de mayor desarrollo, entonces te resultará muy atractiva la opción de emplear softwares especializados y aplicaciones en línea.
En la actualidad, gracias a la tecnología, dispones de una variedad de opciones que pueden ayudarte en la creación de un diagrama de Gantt avanzado, lo cual, sin duda te puede resultar sumamente ventajoso para gestionar proyectos.
Veamos algunos de ellos:
Teamgantt
Esta opción es una herramienta a través de la cual se obtienen funciones básicas para la gestión de proyectos de forma gratuita, permite además exportar los diagramas en formato PDF y ofrece la opción de trabajo en equipo.
Canva
En esta aplicación dispones de una gran variedad de plantillas gratuitas que puedes exportar en diversos formatos. Una de sus características más resaltantes es la calidad de sus gráficos.
Project Manager
Este software de gestión de proyectos contiene plantillas para diagramas de Gantt muy completas y facilita el seguimiento de cada actividad. A través de su panel avanzado puedes verificar el progreso de tu proyecto.
Celoxis
Es un creador de gráficos en línea que proporciona plantillas para diagramas de Gantt. Se caracteriza por crear formas avanzadas, las cuales pueden ser exportadas en diferentes formatos.
Functionfox
A través de este software podrás administrar tus proyectos con gran facilidad ya que no solo te permite generar diagramas de Gantt sino que además te ofrece cronogramas, calendaros y diversidad de opciones para comunicarte con tu equipo de trabajo.
Ganttpro
Contiene múltiples herramientas para incrementar la efectividad de tu diagrama de Gantt. Permite visualizar tareas individuales o agrupadas, establecer prioridades o ajustas horarios.
Como ves el diagrama de Gantt es una excelente opción para planificar y organizar actividades, son muchas las ventajas que puedes obtener al implementarlo y además hay diversas opciones para su creación, así que cuentas con una opción valiosa para alcanzar el éxito de tus proyectos.
