Hacer un seguimiento de tareas nos ofrece muchos beneficios tanto para el ámbito empresarial como profesional. Nos permite medir la nuestra efectividad laboral y el cumplimiento de los objetivos dentro de los tiempos estimados. Con lo cual, es una excelente herramienta para mejorar nuestra productividad.
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¿Qué es el seguimiento de tareas?
La supervisión de tareas, vista como herramienta, es un documento que registra las acciones que se realizan para verificar el cumplimiento de las actividades que comprenden el desarrollo de un proyecto, así como la eficiencia del mismo.
Plantilla de Seguimiento de tareas en Excel
¿Cómo organizar un seguimiento de tareas?
Para una correcta organización, debes tomar en cuenta los siguientes aspectos:
- Clasificar y separar tareas y subtareas, para ello debes establecer prioridades.
- Planificar y registrar flujos de trabajo.
- Trabajar en equipo, asignando responsabilidades a todos los miembros.
- Siempre comunicar e informar sobre actualizaciones o cambios en el desempeño de las tareas. Para ello, puedes usar correo electrónico u otras aplicaciones de modo que esta información quede registrada y puedas garantizar que se entrega.
- Definir cumplimiento de tareas con plazos y fechas límite (deadlines) de ejecución.
¿Para qué utilizar este tipo de plantilla?
La finalidad de este tipo de plantillas es mejorar la eficiencia y por tanto, la productividad de un negocio, que se reflejará en indicadores sobre el rendimiento.
Puedes conseguir muy buenos resultados empleando software especializado. No obstante, si no puedes acceder a este tipo de programas, siempre puedes contar el uso de una plantilla de Excel.
Utilizar una plantilla de Excel para seguimiento de tareas tiene varios beneficios.
¿Cómo funciona un seguimiento de tareas?
Una plantilla de seguimiento de tareas te permite registrar la lista de actividades para organizarte y planificar acciones. En caso que necesites aplicar fórmulas, estas hojas de cálculo presentan casillas o celdas que te permitirán aplicar las mismas, con facilidad.
De forma similar,¡ te pueden ayudar a gestionar tareas pendientes, solo que debes procurar la revisión y actualización manual y constante. En cualquier plantilla de este tipo, se mantiene la estructura que describimos para organizar la información y que en resumen comprende: tareas a realizar, responsable y fechas de ejecución y culminación.
También puedes incluir una columna para hacer check list de las tareas completadas e incorporar post-it como recordatorios para concretar prioridades u observaciones.
En la web encontrarás plantillas de Excel para el seguimiento de tareas, que puedes descargar de forma gratuita. Estas te facilitarán el control de diferentes situaciones o procesos, que puedes ir llenando y personalizando una vez que haces la descarga.
En definitiva, si quieres usar una plantillal, te recomendamos que optes por un software especializado que se actualiza automáticamente, y por ello te permite llevar una agenda organizada más eficiente. En este sentido, toma en cuenta que una plantilla Excel no centraliza la información y limita la gestión de informes y estadísticas en tiempo real, porque debes actualizarla manualmente.
Finalmente, recuerda que para generar un buen informe de seguimiento de proyecto debes revisar con detenimiento la información que vas recopilando, junto a tu equipo de trabajo, para presentarla de forma concisa, reflejando los resultados de cada etapa del proyecto.
