Al tener un negocio y sin importar qué tan grande o pequeño sea, es indispensable que se facture. Esta es una actividad bastante sencilla y con el tiempo se toma práctica, pero al inicio puede ser un poco complicado. Si facturar se te ha hecho cuesta arriba, espera un momento y lee esta guía pues te daremos las claves para hacerla y responderemos tus dudas más frecuentes.
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¿Qué es una factura?
Las facturas son documentos con validez fiscal y que se utilizan para certificar que se ha llevado a cabo una transacción comercial. Imaginemos que un vendedor de autos ha conseguido vender un Toyota. Este no puede venderle el auto al comprador y dejar que se vaya sin más.
Por ello, para que la transacción sea válida debe emitir una factura con los datos de las partes, la cantidad que se ha cobrado, el concepto, número, fecha, el IVA aplicado y más.
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¿Cómo hacer una factura?
Puede que cada empresa tenga una forma diferente de hacer las facturas, pero estas siempre deben contar con ciertos elementos. Estos son:
Fecha
La fecha en la factura es uno de los datos más relevantes. Esto ayudará a darle orden en el sistema, pero también para validar que una transacción se ha realizado en un momento determinado. Para que sea válida se deberá colocar día, mes y año en el que se emite.
Existe la posibilidad de que la factura tenga una segunda fecha distinta a la de la emisión. Esto sucede cuando se ha pactado entre el vendedor y el comprador un pago a plazos o adelantos. Si es así, se coloca la aclaración al final.
Número
Otro de los datos más importantes en la factura es el número. Colocarle el número nos permitirá organizar mejor la contabilidad de nuestra empresa, darle seguimiento a los cobros que se hacen y realizar la declaración ante hacienda.
Para darle una numeración a las facturas tienes completa libertad. Puede ser una numeración con solo números o también puede ser una numeración alfanumérica, así puedes diferenciar un tipo de factura del otro.
El asunto es que sin importar qué tipo de numeración elijas, este no debe tener saltos y tiene que ser correlativo. No puedes hacer una factura 004 que sea del mes de marzo de este año y una factura 003 que corresponda a diciembre.
Datos de las partes
El comprador y el vendedor deberán estar muy bien identificados. Se debe colocar nombre, razón social NIF y domicilio.
Descripción
En el apartado de descripción se tiene que colocar de manera sucinta los productos o servicios que forman parte de la transacción. Imagina que se ha vendido un vestido en una tienda de ropa. En ese caso se colocará “Vestido rojo marca Gucci modelo Vintage”.
En la descripción se tiene la oportunidad de colocar todos los datos identificativos del lo que se venda siempre que sea resumido. Se puede poner un nombre, número del inventario, color, talla, etc.
Precio unitario
Esto servirá para colocar el valor de cada uno de los productos que se compran. Por ejemplo, si se ha comprado el mismo vestido anterior, supongamos que este cuesta 100 euros. Ese es el precio unitario pero el comprador se ha llevado 5, pues al lado se coloca otro cuadro con el número de unidades.
Esto que quiere decir que el total de esa compra será de 500 euros pues se multiplica el precio unitario por el número de unidades.
Base imponible
La cantidad que se colocará en la base imponible es la sumatoria de todos los productos o servicios que han formado parte de la transacción. Pueden ser 5 vestidos, 2 camisas y 1 pantalón, la sumatoria obtenida se colocará aquí. El resultado será sin IVA aplicado.
IVA
El IVA es muy importante colocarlo, y sin importar qué clase de transacción se esté realizando, lo común es que se tenga que aplicar el IVA. Cuál sea dependerá del tipo de producto o servicio, pero esta cantidad se calculará sobre la base imponible.
Total
Finalmente, el total es producto de la sumatoria de la base imponible y el IVA. Esta es la cantidad completa que el comprador deberá pagar para obtener el producto.
¿Puedo hacer una factura como particular?
En primera instancia, si eres una persona que realiza una actividad económica de manera particular deberás darte de alta como autónomo. Aunque esto es lo que especifique la ley, tienes la opción de hacer facturas sin necesidad de haberte dado de alta siempre que la facturación que hagas no sea habitual y la cantidad que factures no supere el Sueldo Mínimo Interprofesional.
Tipos de IVA
Tal como comentamos antes, el IVA es parte fundamental de una factura. En primera instancia, sus siglas corresponden a Impuesto del Valor Agregado y es un gravamen que se aplica a cada uno de los productos y servicios que forman parte de transacciones comerciales.
El asunto es que aunque todos los productos y servicios estén sujetos al IVA, no a todos se les aplica el mismo tipo. Dependerá de qué forme parte de la transacción, el tipo de IVA que se esté aplicando. En total, existen 3 o 4 dependiendo de la clasificación que se esté utilizando. Y estos son:
IVA General
El IVA general es el que se aplica a la mayor cantidad de productos y servicios, por lo que es el más común de todos y este es de 21% que se aplicará sobre la base imponible de una factura.
IVA Reducido
El porcentaje del IVA reducido es de 10% y se utiliza para cuando se compran productos o servicios que estén relacionados con alimentos, sanidad, transporte, estadía en hoteles, alquileres y más.
IVA Superreducido
Cuando el IVA superreducido se aplica, el porcentaje será de 4%. Este es de los menos comunes y solo usará cuando se compren alimentos básicos, medicamentos, libros y similares.
IVA Exento
El IVA Exento es un caso particular pues es un tipo de IVA que su porcentaje es 0% es decir, no se cobra ningún gravamen. Esta clase de IVA solo se utiliza cuando lo que se compra son servicios educativos, ya sea de manera particular o por medio de una institución. En cualquier caso, se debe especificar que se trata de una factura con exención del IVA.
¿Cómo calcular el IVA de una factura?
Ya estamos llegando a uno de los momentos más importantes de la facturación, pero también uno de los que causan más problemas, aunque no debería pues es una cuenta bastante sencilla.
Para calcular el IVA primero debemos saber cuál es el que se debe aplicar. Supongamos que es un producto o servicio al que se le aplica el IVA general que es del 21%.
Lo siguiente que necesitamos saber es cuánto es la base imponible de la factura. Imaginemos que el cliente ha comprado productos o servicios con una base imponible de 540 euros.
Ahora, para obtener la cantidad del IVA debemos multiplicar la base imponible por el porcentaje de IVA y dividirlo entre 100. Puedes hacerlo en tu calculadora así 540 x 21 / 100. El resultado de esta operación es 113.4, que es la cantidad de IVA que el cliente deberá pagar por esa transacción.
Para que la factura quede completa se deberá agregar el total a pagar que se obtiene al sumar la base imponible y el IVA calculado. Este será 540 + 113.4 dando como resultado 653.4 euros.
Y en la factura se podrá reflejar de la siguiente forma:
- Base imponible: 540 euros
- + IVA 21%: 113.4 euros.
- Total a pagar: 653.4 euros.