Uno de los documentos mercantiles de uso común en las transacciones comerciales de compraventa o prestaciones de servicios es el albarán, o nota de entrega. En ocasiones, se suele confundir con otro documento mercantil de uso frecuente, la factura. Por eso, conviene tener claro cuáles son las características principales de una plantilla de albarán y cómo se debe utilizar.
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¿Qué es un albarán?
Un albarán es un documento mercantil cuya principal función es acreditar la entrega de un pedido o la ejecución de un servicio. Por lo general, es utilizado en las transacciones de compraventa, en donde también se le conoce como nota de entrega. El albarán garantiza que una transacción se ha llevado a cabo de conformidad con lo pactado por las partes.
Así, quien compra una mercancía puede comprobar que ha recibido exactamente lo que solicitó comparando la información registrada en el albarán con su solicitud de pedido. Para el vendedor, el albarán sirve como justificante de que el comprador ha recibido el pedido sin presentar queja alguna.
En ocasiones, la entrega de productos o mercancías se ejecuta mediante una empresa de envíos o transporte. Para este tercer elemento, el uso del albarán es muy importante, ya que confirma que la persona encargada de hacer la entrega efectivamente la hizo, librándolo de cualquier responsabilidad.
Plantilla de Albarán en Excel
¿Cómo se usa una plantilla de albarán?
Cuando se efectúa la compraventa de una mercancía o producto, el vendedor debe enviar el original y una copia del albarán o nota de entrega de esa mercancía al comprador, quedándose él con la tercera copia. Cuando el comprador recibe correctamente su pedido, debe firmar y entregar la copia del albarán al mensajero, y quedarse con el original.
Si el envío no corresponde con la solicitud del pedido, el comprador se abstiene de firmar la copia del albarán y la devuelve al vendedor junto con la mercancía para que haga las correcciones pertinentes. Por su parte, el mensajero debe llevar la copia del albarán, firmada o no, al vendedor para justificar que cumplió con la entrega del pedido.
Su uso no es obligatorio
El uso de un albarán para confirmar la entrega de un pedido no es obligatorio, en especial si la mercancía va acompañada de su respectiva factura. Ahora bien, si entre el comprador y el vendedor se ejecutan muchas transacciones en un mismo periodo, lo mejor es enviar un albarán para confirmar la recepción de cada envío y, al final, emitir una sola factura de todas las transacciones.
Elementos que conforman un albarán
No existe una plantilla de albarán única, ya que esta puede variar dependiendo del país en donde se emita. No obstante, este documento debe contener, como mínimo, los siguientes datos para demostrar la existencia de la transacción y tener validez legal:
- Fecha y lugar de emisión del albarán.
- Número del documento. Los albaranes deben ir numerados con una serie propia.
- Lugar y fecha de entrega de la mercancía.
- Datos identificativos del comprador y del vendedor.
- Domicilio del comprador y vendedor.
- Firma y sello de recepción de la mercancía.
- Descripción de los productos entregados, indicando su cantidad.
Como puedes ver, el precio de la mercancía no es de inclusión obligatoria dentro de los datos que debe contener el albarán. Esto se debe a que el albarán sirve para confirmar la entrega y recepción de la mercancía, no el pago del producto. Para esto último, se utiliza una factura.
Tipos de albarán
Dependiendo de los datos que contenga el albarán, es posible diferenciar dos tipos: albarán valorado y albarán sin valorar.
- El albarán valorado no solo incluye la cantidad y descripción de cada producto enviado, sino también el precio individual de estos, junto con el porcentaje de descuento, de impuesto y el importe total a pagar. Es por ello que este tipo de albarán no suele ir acompañado de la factura; más bien, esta se envía posterior a la entrega del producto.
- El albarán sin valorar solo contiene la información relacionada con la cantidad y descripción del envío, pero sin incluir el precio de las mercancías ni ningún otro porcentaje. Estos albaranes suelen ir acompañados de su respectiva factura, y en ocasiones son reemplazados por esta última.
¿Qué tipo de plantilla de albarán debo usar?
Para saber el tipo de plantilla de albarán que debes utilizar en tus transacciones de compraventa o prestación de servicios, debes tomar en cuenta varios factores. Por un lado, si tu cliente solicita información detallada de cada pedido, es mejor utilizar albaranes valorados, en donde incluyes el precio de la mercancía.
Por otro lado, si el cliente no solicita tantos detalles y vas a enviarle muchos pedidos durante un periodo de tiempo (un mes, por ejemplo), es mucho más práctico utilizar una plantilla de albarán no valorado para cada envío, y entonces emitir una sola factura a fin de mes.
¿Es obligatorio guardar los albaranes?
Será obligatorio guardar los albaranes únicamente cuando la correspondiente factura haga mención directa de la información que estos contengan. Por lo general, tanto la factura como los albaranes de un mismo periodo se deben archivar juntos, lo que facilita su posterior consulta y utilización para deducir gastos o tributar impuestos.
Ahora bien, en caso de que la factura refleje la información presente en el albarán, no es necesario conservar estos últimos, puesto que la factura contiene todos los datos necesarios para justificar la compraventa, desde la descripción del producto hasta el precio total a pagar.
Otras cuestiones importantes relacionadas con el uso de albaranes
Finalmente, es conveniente dejar claro algunos asuntos relacionados con el uso de albaranes en las transacciones comerciales, esto con la finalidad de ayudarte en la gestión de tu empresa.
- El albarán no sustituye a la factura, sino que la complementa.
- Antes de firmar un albarán, es esencial confirmar que la mercancía se encuentra en perfecto estado y que corresponde con el pedido hecho.
- Si no estás conforme con el envío, puedes devolverlo sin firmar el albarán, o conservar la mercancía firmando el albarán y anotando en el apartado ‘Observaciones’ el tipo de falla detectada al momento de la entrega.
