¿Te equivocaste en una factura? ¿Hiciste un cobro que no correspondía? Si esto te ha sucedido, no puedes pretender que nada ha pasado, eliminar la factura equivocada y continuar. Lo correcto es que se emita una nota de crédito. ¿Sabes qué es? ¿Para qué se usa? o ¿Cómo hacerla? Si no, hoy respondemos todas tus dudas.
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¿Qué es una nota de crédito?
La nota de crédito es un documento fiscal que sirve para anular transacciones que se han hecho por la compraventa de algún producto o servicio. También sirve para hacer descuentos del importe original de una factura anterior.
Si no te suena el nombre, pero sí el concepto, quizá es porque la nota de crédito también es conocido como factura de abono. En cualquier caso, tiene validez fiscal y se utiliza cuando hay errores en la facturación o el cliente no ha quedado contento con todos los productos y ha pedido devoluciones o solicita un reembolso.
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Explicación detallada de la nota de crédito con ejemplo
Bueno, sabemos que el tema de la nota de crédito puede ser algo profundo y si no te ha quedado del todo claro con el concepto, utilizaremos un ejemplo.
Imagina que le has vendido a un cliente 200 autos de juguete y cada uno cuesta 10 euros así que la factura inicial era de 2000 euros. El asunto es que cuando los juguetes llegaron a la juguetería se dio cuenta de que no enviaste 200 juguetes sino 190, es decir, faltan 10.
En este punto, la factura de la venta de los autos ya estaba emitida y el dinero se había pagado. Por ello no puedes pretender que nada ha sucedido y darle al cliente el dinero que falta. Lo que debes hacer es una nota de crédito que avale la devolución del costo de los 10 juguetes faltantes que son 100 euros.
¿Cómo se hace una nota de crédito?
Si sabes facturar, seguramente sabrás hacer una nota pues estos son documentos un tanto similares. Por ello te recomendamos que incluyas:
Título
En una factura común el título es “Factura” pero en este será “Nota de crédito” para que no se confunda.
Numeración
Como este es un documento aparte, deberá tener una numeración correlativa y distinta a la factura anterior. Es decir, no puede ser el mismo número de la factura equivocada.
Referencia
La nota de crédito aunque sea otra transacción, está relacionada a una factura que se anuló. Por ello se debe colocar aparte y bien identificado el número de la factura previa.
Importes
Como los importes que se hacen aquí suelen ser devoluciones o reembolsos, se colocarán con signo negativo.
Datos de las partes
Coloca exactamente los mismos datos que incluiste en la factura original.
¿Cuándo se debe emitir una nota de crédito?
El uso de las notas de crédito es amplio, pero se emplea solo cuando:
- Se debe hacer una devolución.
- Se ha hecho un cobro extra al cliente.
- Si la compra tenía un descuento y no se aplicó.
- Cuando se emitió una factura por error.
¿Y si mejor solo elimino la factura?
Casi por instinto, la manera más sencilla de enmendar los errores es eliminando lo que está mal, pero esto no es posible en la facturación. Si eliminas o destruyes una factura, esto puede traerte problemas con hacienda. Para evitar inconvenientes, lo mejor es emitir un documento que sustituya al que está mal y esto se hace con la nota.
¿Es lo mismo una factura rectificativa que una nota de crédito?
En el momento en el que nos damos cuenta de que una factura que emitimos está mal, la duda más recurrente es si debemos usar una nota de crédito o una factura rectificativa para enmendar el error.
En primera instancia, debes saber que Hacienda admite el uso de los dos documentos. Así que son completamente válidos y puedes emplear el que desees.
Eso sí, no quiere decir que sean iguales. Las diferencias principales son:
- Las facturas rectificativas permiten que se haga la rectificación luego de que el IVA haya sido liquidado en la declaración trimestral. En cambio, no se puede hacer esto con las notas de crédito.
- Las facturas rectificativas se pueden emitir con saldo positivo o negativo a diferencia de las notas, que solo se emitirán con saldo negativo.
Los tipos de nota de crédito
En general, existen dos tipos de notas de crédito. Estas son:
- Notas comerciales: Este tipo de nota es del que hemos estado hablando anteriormente. Se emitirán cuando hay errores en las transacciones realizadas entre los proveedores y clientes de un servicio o producto. Su objetivo es devolver el saldo adeudado.
- Notas bancarias: Estas solo serán emitidas por entidades bancarias y con ellas se valida que se ha entregado cierta cantidad de dinero a una persona.
