Cuando cometes algún error durante la emisión de una factura, quizá tu respuesta inmediata es pensar que todo está perdido, pero afortunadamente existe solución. El uso de facturas rectificativas es la alternativa adecuada para solventar los errores cometidos y aquí aprenderás todo lo que necesitas saber para su correcta emisión.
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¿Qué es una factura rectificativa?
Lo primero que debes comprender es que cuando hablamos de factura rectificativa nos referimos a aquella que se genera con el fin de sustituir una factura previa debido a un error en la misma o al incumplimiento de los requisitos legalmente establecidos para su emisión.
Plantilla de Factura Rectificativa en Excel
¿Cuál es la base legal para su emisión?
La emisión de facturas rectificativas tiene su fundamento legal en las siguientes normativas:
- El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, en el cual se aprueba el actual Reglamento de Facturación. En su Artículo 15 se establece la obligatoriedad de expedir facturas rectificativas.
- La Ley 37/1992. En el Artículo 80 se indican las condiciones y los límites que factura rectificativa supone respecto al IVA.
¿En qué casos se puede emitir una factura rectificativa?
La factura rectificativa puede ser emitida en aquellos casos en los cuales se presente una o varias de las siguientes situaciones:
- Omisión de los requisitos que debe cumplir toda factura
- Error en algún dato del contenido de la factura
- Error en el tipo impositivo del impuesto
- Error en el cálculo de los impuestos.
- Omisión en la aplicación de descuentos
- Por devolución de productos.
- Recuperación de IVA correspondiente a una factura impagada.
Tipos de facturas rectificativas:
Las facturas rectificativas pueden ser clasificadas en dos tipos de acuerdo al monto del importe que se debe corregir, tal como lo presentamos a continuación:
Positivas
Son aquellas que se emiten cuando el importe señalado en la factura inicial es menor al correcto, es decir que el cliente debe pagar un monto mayor.
Negativas
Son aquellas que se emiten cuando el monto señalado en la factura inicial es mayor al correcto, es decir que se debe realizar corrección a fin de pagar un monto mayor al cliente.
¿Existe un plazo máximo para la emisión de una factura rectificativa?
Efectivamente, existe un tiempo límite para su emisión. La recomendación fundamental es que sea emitida una vez sea identificado el error cometido, sin embargo, es permitida dentro del plazo de 4 años a partir del momento en la cual se devengó el IVA.
En aquellos casos en los cuales su emisión se deba específicamente a la recuperación del IVA de impagados, el plazo establecido es de 3 meses desde el momento en el cual se cumplen los requisitos.
¿Cómo hacer este tipo de facturas?
La elaboración de una factura rectificativa debe realizarse tomando en consideración, inicialmente, que ésta debe ser igual a la factura original, y debe además incluir los siguientes aspectos:
- Indicar claramente que se trata de una factura rectificativa.
- Debe poseer una numeración especial y una serie diferente a las facturas ordinarias.
- Identificar la numeración y fecha de factura original que será modificada.
- Incluir el motivo de su emisión y el detalle de la rectificación que se aplicará.
- Adicionalmente la factura rectificativa debe contener los elementos esenciales de las facturas ordinarias:
Numeración:
Indica el número que le corresponde a la factura de acuerdo a la serie generada para efectos de control y seguimiento.
Fecha de emisión
Se refiere al día, mes y año en el cual se elabora la factura.
Datos del Emisor
En esta sección de la factura se debe identificar los datos de la empresa que realiza el servicio o vende el producto. Entre la información básica se encuentra el nombre del negocio, RIF, dirección y medios de contacto. Además debe incluir los datos de la persona que genera la factura, sus nombres y apellidos, el NIF o DNI.
Datos del cliente
Indica la información del cliente con el cual se realiza la operación comercial, ya sea que se trate de empresas o personas. Entre los datos importantes se encuentran el CIF o NIF, nombre y dirección fiscal.
Concepto
En este sección, se describe el Servicio brindado al cliente o el del producto vendido. Dicha descripción debe ser concisa, clara y completa, es decir debe incluir cantidades y características específicas.
Este concepto debe estar acompañado por el importe unitario de cada servicio o producto.
Tipos impositivos al concepto: IVA y/o IRPF
El tipo de IVA a aplicar varía de acuerdo a la operación realizada. En este sentido, es indispensable indicar en la factura el tipo de IVA así como el monto correspondiente.
Retenciones
Las retenciones de IRPF constituyen el saldo reservado como adelanto para Hacienda a modo de previsión del monto a pagar posteriormente durante la declaración de la renta.
Importe total.
En esta sección de la factura se expresa la cantidad neta correspondiente a toda la operación. Para obtener el importe total se debe calcular sobre la base imponible menos la retención y luego sumar el IVA.
Forma de pago.
Se indica la modalidad que emplea el cliente para realizar el pago de la operación efectuada. Esta modalidad puede ser transferencia bancaria, efectivo u otras determinadas de mutuo acuerdo entre el emisor y su cliente.
Al considerar cada uno de los aspectos anteriores podrás elaborar una factura rectificativa de manera adecuada y así tener la seguridad de haber corregido los errores cometidos durante la facturación.
