La productividad de una empresa depende en gran medida de que los empleados cumplan con sus labores y para ello es necesario que estén prestando este servicio durante un tiempo determinado que conocemos como jornada laboral.
En ocasiones los empleados no cumplen con el horario o se quedan más tiempo del previsto y es indispensable llevar un registro por medio de un control de horario de trabajadores.
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¿Qué es un control de horario de trabajadores?
Este es un documento que tiene un resumen de las horas laboradas, extras y faltantes de los empleados que forman parte de una compañía. Su objetivo es tener un registro claro del número de horas que ha trabajado un empleado para hacerle los pagos o para llamarle la atención en caso de que no esté cumpliendo con lo establecido en el contrato.
Plantilla de Control de Horario de Trabajadores
¿Cada cuánto se debe hacer el control de horario?
Lo lógico es que el control de horario se haga a diario durante los días laborables. Por ello es que este es un registro diario, pero a la vez semanal y en algunos casos hasta mensual. La primera información que se suele llenar es la diaria, así se irá llenando el recuadro de horas semanales trabajadas y luego el de horas mensuales.
Con un registro primero diario, luego semanal y después mensual, el empleador sabrá cuánto ha trabajado el empleado y así podrá hacerle el pago basado en el número de horas laboradas en un periodo de tiempo determinando dependiendo de si se hacen pagos semanales, quincenales o mensuales.
¿Qué horario debe cumplir un trabajador?
No todos los trabajadores cumplen el mismo horario. Por ello es que esto dependerá de cada acuerdo que se haya establecido. Existe la posibilidad de que algunos empleados tengan una jornada completa que es de 40 horas semanales o tengan media jornada que son de 20 horas semanales.
En cada caso, se trabajarán 8 o 4 horas al día por lo cual la forma en la que se aplique el control será diferente pues cada trabajador puede tener condiciones distintas. Para evitar confusiones, te recomendamos que crees un control para los trabajadores de jornada completa y otro para los de media jornada, así tendrás un registro más específico.
¿Cómo se hace un control de horario de trabajadores?
Ya que hayas creado uno o dos controles dependiendo del número de horas que trabajen tus empleados, lo correcto es que en el registro se coloque:
Nombre del empleado
Aquí se debe colocar una forma para identificar al empleado. Lo común es que se haga con el nombre y apellido, pero algunas empresas le asignan a cada trabajador un número o código. Sea cual sea el caso, se debe incluir.
Fecha
Como este es un registro diario y luego semanal, se debe colocar el periodo de la semana de lunes a viernes, pero también el día exacto de cada una de las veces que se rellene la tabla. Es decir, el periodo de control será del 1 de marzo al 5 de marzo que es de lunes a viernes, pero el primer cuadro a rellenar será el 1/3/2022 el siguientes 2/3/2022 y así hasta llegar al 5.
Horas normales
No todas las horas que un empleado labore son las mismas. Las primeras que se deben colocar son las normales y corresponden a la jornada laboral que este tiene que cumplir. Si es una jornada completa serán 40 horas y si es media son 20. Aunque existe la posibilidad de que se trabaje un número de horas por jornada distinto.
Horas extra
Las horas extra en el registro son las que exceden la jornada laboral del empleado. Esta cantidad de horas se registrarán a diario, pero se reflejarán en el apartado final. La forma de conseguir la cantidad es sencilla. Para hacerlo necesitamos sumar todas las horas que ha trabajado el empleado y restarlas con el número de horas normales. Veámoslo con un ejemplo:
Supongamos que la jornada laboral de un empleado es de 40 horas y este ha trabajado 53 durante esa semana. Al restarle 40 a 53 obtendremos que el número de horas extra es de 13 durante esa semana.
Es necesario que este cálculo se haga semana a semana y por separado, pues las horas extra en ocasiones se pagan un poco más altas y así se podrá hacer mejor el cálculo
Horas totales
Ahora, el apartado de horas totales es el más sencillo de obtener. Esta cantidad se puede calcular solo cuando haya terminado la semana y se sumarán las horas extras con las horas normales y se obtiene el total de horas laboradas.
¿Para qué sirve llevar el control de horario de los trabajadores?
Tener un registro completo del horario de los trabajadores es de suma importancia para las compañías porque:
- Puede ayudar a mejorar la productividad al monitorear cuándo un empleado entra después o sale antes de su horario habitual.
- Facilita hacer los pagos de los empleados. Si bien los trabajadores pueden tener un pago fijo de acuerdo con las horas normales que se han establecido en el contrato, estos también pueden trabajar horas extra que se calcularán aparte.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada?
Es muy importante que los registros de los horarios se guarden al menos por 4 años. Esto servirá para tener la información completa del record de asistencia de un empleado. Además, puede guardar las espaldas de la compañía en caso de que se procese un despido justificado. Si se tiene el registro, se podrá presentar como una prueba.
Métodos para tener un control de horario
Las maneras más comunes para llevar el control son:
- Tarjetas: Se necesitará una máquina y una tarjeta única para cada empleado que coloca la hora exacta de entrada y salida.
- Papel: El registro manual con papel está un poco obsoleto. Es impreciso y se puede manipular con facilidad así que no es recomendable.
- Sistema biométrico: De todos, este es el más complejo, pero también uno de los más eficientes. El registro lo hace con la huella dactilar del trabajador y registra la entrada y salida de forma automática.
HOLA MUY BUEN