Hacer el inventario de un bar es una de las tareas más largas y complicadas dentro de la gestión de este tipo de establecimientos. En muchos casos, implica realizar un conteo manual de todas y cada una de las bebidas, así como también de los demás artículos e implementos utilizados para servirlas. Con este fin, resulta muy ventajoso tener una plantilla de inventario de un bar.
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¿Qué es un inventario de un bar?
Una plantilla de inventario de un bar es una herramienta de control que facilita el conteo de las existencias de licores y otros tipos de bebidas dentro de establecimientos como restaurantes, cafeterías, bares u otros servicios de venta de comidas, como parte de la gestión para garantizar la rentabilidad y una excelente atención al cliente.
En estas plantillas de inventario se anotan el tipo y la cantidad de cada una de las bebidas que se ofertan en la barra, tomando en cuenta el número de botellas que se han recibido y vendido en un lapso de tiempo determinado, así como las botellas que ya están abiertas. De esta manera, es posible realizar los pedidos necesarios para asegurar las existencias.
Por años, la forma más habitual de llevar este tipo de control dentro de un expendio de bebidas fue con papel y lápiz en mano. Hoy en día, es habitual que los negocios del sector horeca empleen métodos más sofisticados, como una hoja de Excel o un programa informático, para gestionar el inventario de sus estanterías.
Plantilla de Inventario de un bar en Excel
¿Cómo calcular el inventario durante un periodo determinado?
El procedimiento para realizar un inventario de un bar es similar al utilizado para inventariar otros negocios en donde se expenden distintos tipos de productos. Básicamente, quien realiza el conteo debe saber estos tres datos:
- Todas las existencias al comienzo del periodo de inventario.
- Cantidad de existencias al final de ese mismo periodo.
- Cantidad de productos recibidos durante ese periodo.
Con estas tres cifras es posible calcular el inventario utilizado, es decir, todo el producto que ya no está en el almacén porque fue vendido, derramado o utilizado de algún otro modo. Para calcular el inventario utilizado solo hay que sumar el inventario inicial y el inventario comprado, y entonces restarle el inventario final.
Consejos para llenar la plantilla
Puesto que se trata de una tarea tediosa que puede tomar mucho tiempo, siempre es oportuno hacer caso de algunas sugerencias útiles que facilitan el conteo de existencias y la anotación de toda esa información en la plantilla de inventario de un bar.
- Realiza el inventario mientras la barra está cerrada, esto con la finalidad de que no salga ni entre ningún producto durante el conteo.
- Selecciona un mismo periodo de tiempo para hacer el inventario, ya sea semanal, quincenal o mensual.
- Cuenta siempre de la misma manera, es decir, si empiezas a contar desde arriba y hacia la derecha, hazlo siempre así.
- Determina si es mejor que dos o más empleados hagan el conteo, o si es mejor que varios empleados participen en distintos periodos.
Ventajas de hacer el inventario
Cuando el inventario se lleva de forma correcta, los beneficios para el negocio no tardan en hacerse evidentes. Entre las principales ventajas de una gestión eficiente destacan:
- Disponer en la barra de la cantidad y variedad de alcohol necesaria para atender a todos los clientes.
- Saber cuál es el comportamiento del negocio en materia de rentabilidad.
- Establecer un stock mínimo para cada bebida.
- Conocer cuáles son los productos que mejor se venden y cuáles no.
Detectar las posibles fallas en el servicio, como derrames excesivos, invitaciones del personal o incluso robos.
