Gestionar actividades de capacitación en una empresa, bien sea dirigidas a sus propios empleados o para ofrecerlas a clientes externos, demanda un gran esfuerzo que debe iniciar con la elaboración de un plan de formación ¿Conoces en qué consiste este documento?
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¿Qué es el Plan de Formación?
El plan de formación es el documento según el cual se fundamenta la programación de actividades de capacitación que desarrollará una empresa durante un lapso de tiempo determinado.
Plantilla de Plan de Formación en Excel
Importancia del plan de formación
El proceso de enseñanza y aprendizaje representa un conjunto de factores interconectados en función del óptimo intercambio de conocimientos, por tal razón las empresas deben brindar a sus trabajadores oportunidades para su capacitación, en un entorno físico y tecnológico capaz de proporcionar una experiencia que resulte en mayor productividad para el desempeño de sus labores. A través de la aplicación de un plan de formación, la empresa logra planificar y organizar la gestión de capacitación con excelencia.
Ventajas de elaborar un plan de formación
El plan de formación representa un instrumento de útil gracias a los múltiples beneficios que ofrece. Veamos algunas de sus principales ventajas:
Brinda una visión general de metas
Establece una clara orientación para la gestión de adiestramiento, de modo que se presenta la programación de actividades para un lapso determinado de tiempo.
Facilita la organización de trabajo
Permite organizar con anticipación los recursos y materiales que se emplearán durante la gestión formativa planificada.
Ayuda en la evaluación de gestión
Constituye un documento de gran valor para la supervisión y control de la gestión de capacitación de la empresa, ya que permite medir los resultados obtenidos y su relación con el desempeño de los trabajadores.
¿Qué características debe poseer?
El plan debe ser principalmente:
- Oportuno: Debe elaborarse y presentarse en el momento adecuado, es decir previo al inicio de la ejecución de actividades formativas.
- Convenido: Las gestiones exitosas en una empresa resultan del trabajo en equipo, y el plan de formación no debe ser la excepción así que su creación, revisión y aprobación debe venir del acuerdo de todos los involucrados.
- Realista: Su creación debe estar ajustada a las exigencias que las circunstancias demandan pero también de las capacidades profesionales y financieras de la empresa.
- Sistémico: El plan de formación debe incluir todos los elementos necesarios para garantizar en sus participantes un proceso de enseñanza y aprendizaje eficiente.
Otros elementos importantes
Emplear una plantilla para elaborar un plan de formación en Excel puede ser una excelente idea, si ésta cuenta con los siguientes elementos:
Identificación
En esta sección debe identificarse la empresa, el nombre del documento y el periodo para el cual se implementará el plan de formación.
Objetivo
Esta sección del plan de formación debe presentar con exactitud la finalidad de su creación, especificando el ámbito de acción y el tiempo establecido.
Alcance
El alcance del documento está en relación a su ámbito de acción, por lo tanto debe reflejar a quienes va dirigido y quienes son los responsables de su implementación.
Presentación
En esta parte del documento se hace una descripción panorámica de las características fundamentales de las actividades formativas a implementar.
Fundamento jurídico
Presenta la base legal que rige el Plan de Formación y que respalda la ejecución de las actividades de capacitación previstas para un determinado lapso de tiempo.
Métodos y estrategias
En esta sección del documento se indican las diferentes iniciativas que se aplicarán para facilitar la transferencia de conocimientos. Por ejemplo: sesiones de asesoría virtual en conjunto con actividades presenciales.
Talento Humano
En esta sección se deben presentar el equipo de profesionales especialistas en determinados temas, que impartirá el proceso de enseñanza.
Recursos y Materiales
Registra los aspectos presupuestarios y técnicos requeridos para la ejecución del plan de formación.
Instalaciones
Describe los espacios físicos en los cuales se llevarán a cabo las diferentes actividades o eventos de capacitación
Metas
En esta sección se indica de manera cuantitativa y cualitativa lo que se desea lograr en materia formativa en tiempo determinado.
Actividades
Se debe presentar las actividades formativas que se implementarán con su respectivo contenido programático. Por ejemplo talleres, cursos, seminarios, etc…
Cronogramas
En el plan de formación es indispensable el establecimiento de cronogramas de actividades, por lo cual en esta sección se deben mostrar las fechas establecidas para cada evento.
Indicadores de Gestión
Si bien es cierto que el plan de formación orienta la gestión de capacitación también lo es que esta requiere instrumentos de medición que permitan evaluar el éxito de su ejecución, así que esta sección del documento está diseñada para establecer los mecanismos de medición de resultados.
Consideraciones finales
En esta sección se deben indicar los aspectos que permitan la mayor compresión del documento así como el contexto económico, social o político en la cual se presenta.
