¿Cuándo te hablan de proyectos sueles pensar que se trata de un asunto complejo, difícil e inalcanzable? Si te sucede con frecuencia, es necesario que comiences a cambiar ese paradigma, pues realizar un proyecto representa una labor bastante sencilla si te preparas con un buen plan de trabajo.
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¿Qué es un plan de trabajo?
Antes de iniciar la elaboración de un plan de trabajo es necesario comprender en qué consiste este documento. Lo primero que debes tener claro es que el plan de trabajo es una guía diseñada para organizar y sistematizar información que permite establecer las bases de un proyecto y realizar un adecuado seguimiento a su ejecución.
En este documento se describen las actividades o tareas específicas a realizar en un periodo de tiempo previamente establecido, con la finalidad de lograr un determinado objetivo.
Plantilla de Plan de Trabajo en Excel
¿Qué beneficios aportan este tipo de planes?
Un plan de trabajo es un instrumento muy útil, tomando en cuenta que puede aportar los siguientes beneficios:
- Ayuda a mantener el enfoque en los objetivos: A pesar de las adversidades y contratiempos que puedan surgir, el Plan de Trabajo es una base que conlleva a tener presente lo que se desea lograr.
- Reduce la incertidumbre ante los cambios: La planificación anticipada mediante el plan de trabajo aporta mayor seguridad en la ejecución de proyectos, lo que disminuye considerablemente los riesgos.
- Facilita el Control de los proyectos: A través del plan de trabajo se puede verificar el cumplimiento de tareas y su evaluación a fin de tomar las correcciones oportunas.
- Posibilita la aplicación de operaciones financieras: En el plan de trabajo se dispone de un valioso instrumento para la toma de decisiones financiera ya que se analizan aspectos como la disponibilidad de recursos para un tiempo específico.
Tipos de Planes de Trabajo
El plan de trabajo puede variar en su formato y contenido de acuerdo a la naturaleza y el objetivo para el cual sea creado. Su clasificación común es la siguiente:
- Plan de trabajo estratégico: Contempla las actividades a realizar a largo plazo y su elaboración presenta un enfoque general de todas las unidades de trabajo que conforman una organización y las responsabilidades asignadas.
- Plan de trabajo por proyecto: Su marco de acción está delimitado a una unidad de trabajo específica que se encarga de ejecutar un programa o proyecto.
- Plan de trabajo individual: Contiene las actividades asignadas a un individuo como parte de un proyecto. Este plan es diseñado según las funciones correspondientes a cada persona.
¿Qué debe contener un plan de trabajo?
Una plantilla de plan de trabajo debe incluir los siguientes elementos básicos:
- Nombre del Proyecto: En esta sección se identifica con claridad el proyecto al cual pertenece el plan de trabajo. El nombre debe estar relacionado con su objetivo principal.
- Objetivos y metas: La plantilla debe exponer claramente los objetivos y metas que se desean alcanzar en el plan de trabajo.
- Actividades: En esta sección se describen paso a paso cada una de las tareas que se necesitan realizar para cumplir el plan de trabajo.
- Responsable: Se registra los datos referentes a las personas a las cuales se les ha asignado una tarea para cumplir. Debe incluir nombre, apellido y medios de contacto. Este factor es necesario para la supervisión de tareas.
- Tiempo de cumplimiento: En esta sección se establecen las fechas específicas para dar cumplimiento a cada tarea programada previamente. Allí es indispensable definir la fecha de inicio y la fecha de finalización del plan de trabajo.
Herramientas para la elaboración de un Plan de Trabajo
Para crear una plantilla de plan de trabajo, actualmente dispones de una gran variedad de herramientas que pueden variar en su nivel de complejidad pero sin duda alguna te ayudaran en el logro de tus objetivos. Veamos algunas de estas herramientas:
Ganttproject
Es una aplicación multiplataforma que permite gestionar proyectos mediante diagramas de Gantt en los cuales se definen las actividades del plan de trabajo, los responsables de su ejecución y los tiempos para su desarrollo.
Redboot
Es una herramienta especializada en la gestión de tareas. Además de facilitar la ejecución de un plan de trabajo, permite la comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo a través de chats y videoconferencias.
Collabtive
Esta herramienta se caracteriza por su capacidad para realizar la gestión de tareas de manera bastante sencilla. La información registrada puede ser obtenida mediante informes en formato PDF y Excell, además ofrece opciones para la comunicación en el equipo que participa en el plan de trabajo.
Luego de evaluar las diferentes herramientas para la elaboración del plan de trabajo es importante precisar cuál de estas se adapta a mejor a las necesidades de tu proyecto y elegir la que contribuya al logro de tus objetivos en mayor medida.
