Excel es una poderosa herramienta digital utilizada por empresas y profesionales para registrar sus presupuestos. Sea por las hojas de cálculo o por sus plantillas predeterminadas, lo cierto es que es una excelente herramienta tanto para la gestión administrativa como también para ofrecer servicios a sus clientes.
| Tarda en rellenarse: | 7 minutos |
 Descargar: | Plantilla de presupuestos genérica |
| Descargar: | Plantillas específicas de presupuestos |
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es un documento que presenta la descripción detallada del costo que se genera por la venta de un producto o servicio. Para realizar un presupuesto suele ser recomendable contar con una plantilla que sirva de guía para ahorrar tiempo al momento de presentar un presupuesto al cliente.
Estas plantillas puedes crearlas tú mismo desde cero. Si los datos a registrar no son muy complicados, será muy sencillo. También existen plantillas de presupuestos en la web pagas y gratuitas. Pero definitivamente una de las mejores opciones son las plantillas de presupuesto en Excel.
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¿Cómo hacer un presupuesto?
Elaborar un presupuesto es una tarea fundamental para cualquier empresa o profesional que quiera ofrecer sus servicios o productos a sus clientes. Un presupuesto es un documento que refleja la propuesta de valor que se le hace al cliente, especificando los detalles, características, precios y condiciones del servicio o producto que se le ofrece.
Para hacer un presupuesto correctamente se deben seguir los siguientes pasos:
- Recopilar la información necesaria sobre el cliente, el servicio o producto que se le va a ofrecer, los costes asociados, los plazos de entrega y las formas de pago.
- Redactar el presupuesto de forma clara, concisa y detallada, incluyendo los datos fiscales de ambas partes, la fecha y la validez del presupuesto, el desglose de los conceptos y precios, los impuestos y el precio final.
- Añadir elementos opcionales que puedan aportar valor añadido al presupuesto, como una garantía del trabajo, un asesoramiento o soporte durante el proceso, una muestra o prueba del servicio o producto o una oferta o descuento especial.
- Revisar el presupuesto antes de enviarlo al cliente, comprobando que no hay errores ni omisiones y que se ajusta a las necesidades y expectativas del cliente.
- Enviar el presupuesto al cliente por el medio más adecuado, ya sea por correo electrónico, por correo postal o en persona. Acompañar el presupuesto de una carta o mensaje de presentación que resuma los beneficios y ventajas de aceptar la propuesta.
- Hacer un seguimiento del presupuesto, contactando con el cliente para resolver posibles dudas o preguntas, negociar las condiciones si fuera necesario y cerrar la venta.
- Formalizar el acuerdo con el cliente mediante la firma del presupuesto o la emisión de una orden de compra o un contrato.
¿Qué elementos debe incluir un presupuesto?
Una vez que seleccionas una plantilla de presupuesto, debes revisar que el documento cuente con la siguiente información:
- Logotipo dentro del encabezado de la plantilla, junto con los datos fiscales de la empresa.
- Datos legales y fiscales de quien solicita el presupuesto.
- Número de presupuesto.
- Fecha de emisión y de caducidad del documento.
- Descripción detallada del producto o servicio a prestar, junto con el precio del mismo.
- Importe total del presupuesto, donde indiques el monto de impuestos como IVA, IRPF (si aplica).
- Plazos de entrega que sirven para evaluar nuestra efectividad.
- Información complementaria como referencias para individualizar cada presupuesto.
- Formas y métodos de pago para facilitar la gestión del cliente.
- Términos y condiciones legales claras que no den lugar a diferentes interpretaciones, con indicaciones sobre la contratación del servicio, que pueden implicar deberes y obligaciones tanto del contratado, como del cliente.
- Promociones o descuentos, si aplican.
- Servicios post venta.
¿Para qué sirve un presupuesto?
Un presupuesto sirve para ofrecer toda la información requerida por el cliente para concretar un trato de compra-venta. Ahorra tiempo y se puede adaptar a diferentes necesidades. Además, permite gestionar mejor la oferta de productos y/o servicios de tu empresa.
¿Cómo hacer una plantilla de presupuesto en Excel?
Excel cuenta con plantillas ya prediseñadas en la que solamente deberás rellenar la información y adaptarla a las necesidades. Si sigues la siguiente ruta “Archivo” > “Nuevo”, encontrarás un buscador donde puedes encontrar el tipo de plantilla que necesites para realizar tu presupuesto.
También puedes utilizar las hojas de cálculo de Excel y valerte de sus fórmulas matemáticas para calcular el presupuesto de forma automática. La web también cuenta con cientos de plantillas de presupuestos en Excel que se adaptan al tipo de presupuesto que necesitas.
Toma en cuenta que cuando ofreces un presupuesto no solo informas a tus clientes sobre tus servicios y promociones, sino que también proyectas una imagen de tu empresa. Por ello, es fundamental cuidar detalles de diseño, presentación, ortografía, tipografía, entre otros. Por tanto, procura que se noten los valores de tu marca de forma profesional.
En este sentido, te puedes guiar por alguna plantilla para presupuestos gratis que puedes conseguir en la web.