Una de las partes más importantes de la planificación de un evento es la planificación del presupuesto para realizar el evento. Es por eso que los presupuestos de eventos son una poderosa herramienta que facilita la planificación clara y concisa de los gastos a realizar en el mismo
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¿Qué es un presupuesto para un evento?
Se trata de un documento que registra todos los gastos necesarios para la realización del evento: gastos de comida y bebida, decoración, personal, música, etc. Este documento suele entregarse antes de la contratación y es la pauta por la que se regirán el contratante y el contratado, una vez que se cierre el trato
Plantilla de Presupuestos para eventos gratis en Excel
¿Para qué sirve hacer un presupuesto de un evento?
En el caso de las empresas que organizan el evento, un presupuesto para eventos le permite registrar de manera los servicios que se van a realizar según el evento a realizar. Esto da una idea más clara a la empresa con cual el presupuesto que se debe contar y qué cosas se deben pagar para que el evento sea posible. También permite contemplar de manera clara cuáles son los recursos con los cuales cuenta la empresa para realizar el evento. Y de esta manera, no excederse en los gastos.
Del lado del cliente, esto le permite conocer detalladamente cuáles son los servicios que está contratando y cuánto está pagando por cada uno. Esta información detallada también le permite al cliente decidir de cuáles de los servicios puede prescindir para ajustarse a su presupuesto y hacer el evento posible.
¿Qué información debe contener?
Dentro la lista de gastos de presupuesto para un evento, puedes considerar los precios de las siguientes categorías:
- Alquiler del lugar, especificando fecha, lugar, día y tiempo de uso.
- Comida y bebidas, para lo cual se debe especificar la cantidad de personas que se atenderán y proponer un menú que satisfaga a los clientes. En esta categoría se puede usar la subcontratación de otra empresa.
- Iluminación y decoración como el uso de guirnaldas, globos, etc.
- Música y sonido, donde especificaras si habrá un DJ o una banda y sus honorarios.
- Mobiliario y utensilios como utensilios como vasos, vajilla, cubiertos, etc.
- Personal, que es el capital humano que hará posible que el evento como: organizador, meseros, decoradores, personas para limpieza.
- Invitaciones, promoción y regalos asociados al tipo de evento, en caso que aplique.
- Traslado, corresponde a los gastos asociados a la logística del evento.
- Total y subtotales, especificando si incluyen el pago de impuestos
- Cláusula de imprevistos en caso de prever un gasto extra que no se haya contemplado dentro del evento.
- Fecha de emisión y caducidad para dar validez al documento.
En definitiva, este tipo de plantillas permiten registrar toda la información económica que tu cliente necesita saber en caso que desee el servicio para una fiesta personal o corporativa. Las hojas de cálculo de Excel pueden ser un aliado ideal para organizar y entregar esta información, una vez que hayas personalizado la plantilla de presupuesto de evento según los requerimientos del cliente.
