Lograr que un determinado proceso se cumpla eficazmente, en ocasiones puede convertirse en un asunto realmente complejo cuando no se siguen los pasos adecuados, por tal razón, el análisis de procesos es fundamental y éste se cumple con mayor facilidad a través del empleo de recursos útiles tales como el diagrama de flujo.
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¿Qué es un diagrama de flujo?
El diagrama de flujo es la representación gráfica de un proceso o sistema, en la cual se incluye la descripción concisa de actividades según una secuencia lógica, empleando para tal fin un conjunto de símbolos o figuras que conectan los diferentes actores responsables que participan en su ejecución.
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¿Para que se usa un diagrama de flujo?
Los diagramas de flujo, también conocidos como flujogramas o diagramas de procesos, suelen utilizarse para explicar de manera precisa y sistemática las diferentes fases que conforman un proceso. Su uso es común en la documentación propia de áreas como la informática, la industria o la administración.
Generalmente, en el campo industrial se emplean diagramas de flujo para detallar las etapas de fabricación de un producto; también en áreas relacionada con la tecnología se utilizan para describir sistemas informáticos y explicar su manejo a los usuarios, por otra parte, en la administración de empresas sirve para mostrar gráficamente la interacción que ocurre entre las unidades de trabajo para gestionar la compra de productos o servicios.
¿Cuál es la importancia de un diagrama de flujo?
Gracias a la organización del contenido que permite mostrar un diagrama de flujo, a través de símbolos explicativos, su importancia radica en la simplificación de la información, ya que se puede comunicar eficazmente las secuencias de un proceso, facilitando de esta manera la comprensión de actividades e incrementando el nivel de efectividad en la ejecución de los procesos.
¿Cuáles son los tipos de diagramas de flujo?
Existen diferentes tipos de diagramas de flujo. Su elaboración puede variar de acuerdo al formato que se elija para presentar la información. Veamos su clasificación:
Horizontal:
La información referente a las actividades que conforman el proceso se muestra secuencialmente de izquierda a derecha.
Vertical:
El flujo de la información acerca del proceso transcurre en un orden lógico que se describe de arriba hacia abajo.
Arquitectónico:
Muestra la secuencia de operaciones sobre un plano arquitectonico de las unidades de trabajo involucradas, es decir que se grafica el área en la cual se desarrolla el proceso.
¿Cómo elaborar un diagrama de flujo?
En la actualidad es posible acceder a diversos programas informáticos que ofrecen plantillas para elaborar un diagrama de flujo, sin embargo, si deseas crear tu propio diagrama de flujo de modo fácil y eficaz, puedes seguir los siguientes pasos fundamentales:
Conocer el proceso
Mediante la investigación podrás conocer todos los detalles del proceso. La recolección de datos directamente con los involucrados te ayudará a definir el objetivo y alcance del proceso, así como también cada una de las fases que lo constituyen.
Diseñar el diagrama de flujo
En tu diseño, debes explicar cada actividad a través de textos concisos y representaciones gráficas. Para este paso es esencial conocer el significado de la simbología establecidos por las instituciones especializadas como la American National Standard Institute (ANSI) ya que las actividades deben simplificarse a través de símbolos específicos.
Validar el diagrama de flujo creado.
Finalizada la elaboración del diagrama de flujo, debes remitirlo a las unidades que participan en el proceso a fin de que puedan verificar toda la información descrita, hacer las correcciones pertinentes y una vez aprobado iniciar su divulgación y puesta en marcha.
