Para que la contabilidad de la empresa se mantenga en orden, es importante mantener controlados cada uno de los pagos que se realizan a los proveedores. Esto puede evitar retrasos en los pagos y no se afectará la liquidez de la empresa solo si se planifica de forma adecuada.
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¿Qué es un control de pagos a proveedores?
Este es un documento que reúne toda la información sobre los pagos que se ha realizado a los proveedores de una empresa.
Imagina que tienes distintos proveedores que traen materia prima para producir algún producto. Lo usual es que una misma empresa necesite varios proveedores y saber cuánto, cuándo y qué se le ha pagado a cada uno puede ser bastante complejo pues esta información no se recuerda fácilmente.
Para evitar confusiones, debes crear un control que tenga los datos de proveedor, fecha, la cantidad que se ha pagado y otros detalles extra que explicaremos más adelante.
Plantilla de Control de Pagos de Proveedores
¿Cómo se hace un control de pagos?
Cada empresa puede generar un control de pagos diferente y este se adaptará a sus necesidades. Lo importante es que tenga ciertos datos como lo son:
Datos del proveedor
Lo más básico es colocar el nombre del proveedor, aunque algunas empresas los identifican con números o códigos y esto puede ayudar más a la organización, pero con el nombre bastará.
Fecha
Coloca el día, mes y año en el que se ha efectuado al pago al proveedor. Esto te ayudará a tener un orden de los pagos realizados durante el mes.
Documento a pagar
Lo más probable es que los pagos que se hagan estén relacionados con facturas que los proveedores han enviado. Para tener un orden de cuál factura se ha pagado y cuál no, coloca el número de la factura emitida por el proveedor. Así podrás darle orden en tu contabilidad.
Forma de pago
Esto es algo que se conversa con el proveedor y se puede negociar, pero es importante que se mencione cuál ha sido la forma de pago pues cada proveedor podría tener una distinta.
Total a pagar
Esta es la cantidad que tu empresa le debe al proveedor, es posible que el importe pagado y el total a pagar no coincidan.
Importe pagado
Aquí tienes que colocar la cantidad exacta que se le ha pagado al proveedor. En ocasiones es adecuado que se coloque la moneda pues puede variar de proveedor a proveedor.
Importe pendiente
Es posible que entre tu compañía y el proveedor se haya establecido un acuerdo de pago en plazos o en partes, por ello es que el total a pagar no siempre coincide con el importe pagado, con lo que genera el apartado de importe pendiente a pagar. Esta cantidad será lo que falte por cancelarle al proveedor.
Pagado totalmente
Este último apartado puede ser opcional pero se colocará “SI” o “NO” si es que el pago se ha hecho completo al proveedor. En ocasiones se le da color verde al SI y rojo al NO para que sea más fácil de identificar.
