La comunicación es una de las herramientas más importantes que pueden existir. Si se logra comunicar un mensaje de forma efectiva, es posible que los objetivos se cumplan a cabalidad. Para que esto suceda es indispensable que se cree una planificación que cubra cada uno de los aspectos de lo que se quiere comunicar. Y en esta oportunidad te daremos un paso a paso que puedes seguir para planificar de manera eficiente.
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¿Qué es un plan de comunicación?
El plan de comunicación, aunque puede incluir información sobre lo que se dirá, es más una ruta que se plantea antes comunicar alguna cosa un público determinado. Su creación servirá para que se creen los objetivos comunicativos, se ordenen de manera cronológica las ideas y las acciones a realizar para cumplir con el fin.
Plantilla de Plan de Comunicación
¿Cómo creo un plan de comunicación?
Si bien no todos los planes son iguales, es de suma importancia que se hagan contemplando ciertos pasos como lo son:
La contextualización
Esta es la fase inicial de plan y podríamos definirla también como la fase investigativa. Completar este paso te ayudará a saber cuál la necesidad. Así sabes qué te hace falta y en qué puedes mejorar. Esto te ayudará a definir el objetivo.
Crea los objetivos
Una plan sin objetivos claros, puede ser desastroso, por ello es que es uno de los pasos más importantes. Estos objetivos se plantearán de acuerdo a la contextualización y al público al cual quieres llegar. Entre más definidos estén los objetivos mucho más exitoso será el plan.
De hecho, algunos planes solo tienen un objetivo para poder centrarse en una única meta en lugar de tener muchos objetivos que seguro serán más difíciles de gestionar. Para que puedas establecerlos mejor te recomendamos que tus objetivos sean:
Concretos
No puedes tener un objetivo que sea demasiado vago como “Aumentar las ventas” lo mejor es que fijes un objetivo más específico como “Aumentar las ventas de carros de juguete”. Así reduces lo que tienes que hacer y puedes tener más éxito.
Mesurable
Un objetivo debe poder cumplirse, por lo que debe ser realista. Por ejemplo, si quieres hacer crecer las ventas de los carros de juguete, quizá vender 1.000.000 de carros en un mes sea algo excesivo. Por ello plantea un objetivo que sea más cercano y que sí se cumplirá.
Coherente
Es determinante que el objetivo que crees sea coherente con las necesidades. De nada servirá que diseñes un plan para hacer que se sumen más inversores si no necesitas más inversores. Conoce qué necesitas y de ahí puedes partir para el diseño.
Posibles
Soñar no tiene cabida en la planificación. El objetivo que crees debe poder logarse, por ello toma en cuenta los recursos económicos o materiales que tienes, así podrás hacer una inversión adecuada.
Establece el público
La manera en la que te comunicas con las personas variará muchísimo tomando en cuenta sus características. No es lo mismo enviar un mensaje a un adulto profesional que a un adolescente, por ello debes saber exactamente cuál es tu público.
Para ello haz una pequeña investigación sobre su edad, ocupación, sexo, nivel de ingresos, lugar de residencia e intereses. Cuánto averigües dependerá de cuál sea tu objetivo.
Crea el mensaje
Ha llegado el momento de diseñar el mensaje que se enviará. Para poder hacerlo, toma en cuenta las características de público, así puedes crear un mensaje más cercano y coloquial si es que es para adolescentes o algo mucho más serio y profesional si es para adultos abogados jubilados.
En cualquier caso, te recomendamos que tu mensaje sea preciso y bastante claro. No tienes por qué irte por las ramas. Entre más conciso sea el mensaje y pueda transmitirse en unas cuantas palabras, será mucho más efectivo.
Establece el presupuesto
Los planes de comunicación requieren un presupuesto para que se lleven a cabo. Para establecer cuánto vas a gastar conoce qué cantidad de recursos humanos y materiales necesitas. Si fijas el presupuesto a tiempo podrás ajustarlo para ahorrar dinero o usarlo en lo que realmente es necesario.
Crea un plan
Una vez sepas a quién le enviarás el mensaje y qué mensaje enviarás, ahora deberás definir cómo lo harás. Cómo se haga depende del estudio previo. Aquí se determinarán las tareas que se deben hacer para cumplir el objetivos, también se asignan las actividades, el presupuesto y se establece qué se hará de principio a fin.
Haz el calendario
Si tienes todo desorganizado, el plan no funcionará. Por ello crea un calendario que tenga cada una de las actividades por hacer y fija un tiempo. Así, sabrás cuánto tardará el plan en desarrollarse y podrás controlar que cada uno de los pasos se cumpla a tiempo. Lo correcto es que a cada actividad se le asignen responsables, así delegas funciones y es más fácil cumplir el objetivo.
Haz la evaluación
Cuando el plan se haya completado podrás evaluar si el objetivo se ha cumplido o no. Esto lo puedes hacer comparando los niveles de ventas del mes anterior y así sabrás qué tanto has vendido, cuánto has mejorado y si el mensaje se ha transmitido de forma efectiva.
Tipos de planes de comunicación
Los planes de comunicación los hemos dividido en relación al público al cual está dirigido. En este caso, tomaremos como referencia una compañía que puede hacer planes de:
Comunicación interna
El destinatario de estos planes son los trabajadores de la compañía. Su objetivo es darle información que les pueda servir para completar las tareas del día a día. Además puede ayudar a crear un ambiente de trabajo mucho más sano y genera una relación entre la empresa y el trabajador más cercana.
Comunicación externa
De los dos, puede que este sea el tipo más relevante, pues está pensado para comunicar algo al público. Los objetivos que se planteen dependerán del plan, pero lo usual es que sea para posicionar una marca, generar ventas, atraer más clientes, etc.
Para que el objetivo sea cumplido tal como se ha planteado, es determinante que se cree un plan muy cuidadoso que reúna información de las acciones, tareas, encargados y presupuesto.
